経理効率化は、データで取得が基本

経理は、日頃からすることをおススメしています。
経営に活かすための数字は、タイムリーでなければ意味がないからです。

日頃からする必要があるからこそ、経理効率化は欠かせません。
世の中には、「経理効率化」と謳ったツールが様々出ています。

ですが、まず最初に考えるべきは「経理の元となる資料をデータで取得すること」です。
この考え方があると、余計なコストをかけずとも効率化ができます。

データで受領する

経理効率化の基本は、「データで取得する」というもの。
これができれば、大きく効率化ができます。

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次のステップとして考えるべきは、請求書関連のデータ化。
売上の請求書に関しては、Excelを使われている方も多いでしょう。

クラウド会計ソフトを利用している場合は、クラウド会計ソフトに付属している請求書システムを使うことをおススメします。
クラウド会計ソフトとの連携がスムーズにできますので。

支払に関する請求書は、取引先に「データで貰えますか？」と確認してみましょう。
意外と喜ばれることもあります。

データで保存をしていれば、検索も楽々です。
紙の書類を探すとなると、多くの時間を費やしてしまいます。

スキャン前提は効率化ではない

ここで注意しておきたいのが、スキャンについてです。
受領した資料を全部スキャンしてしまえば良いと考えてしまうと、効率化が進まないのです。

あくまでスキャンをせずにデータを受領することを優先的に考えましょう。

私の場合は、スキャンが必要な場合があれば、freee会計アプリまたはDropBoxアプリででスキャンしています。
使い分けとしては、会計処理に使うレシートなどはfreee会計アプリでスキャン。
DropBoxアプリはその他の書類という形です。

freee会計のファイルボックス機能は、以前に比べると使いやすくなりました。
以前は、わざわざDropBoxアプリ→freee会計にインポートとしてましたが、
今はfreee会計でそのままやっています。

ただ、これは最終手段です。

• データで受領
• 現金取引を減らす
• キャッシュレス決済
• ネットバンキングを利用

こちらをメインに考えるということをお忘れなく。

まとめ

今回は「経理効率化は、データで受領が基本」というお話でした。

経理効率化の基本は「データで取得すること」と「印刷しないこと」です。
これだけでも各段にスピードを上げることができます。

せっかくのデータを印刷してしまっては元も子もなくなります。
データの取扱いに慣れていきましょう。