結論
ポケットが月ごとに分かれたファイルを使って、その月のレシートを入れておく方法がおすすめです。ポケットの中では、現金で払ったレシートとクレジットカードで払ったレシートを分け、それぞれ日付順に並べてクリップでまとめておきます。細かく項目ごとに分けたり、ノートに貼ったりする必要はありません。保存の期間は、原則7年です。
くわしく
レシートや領収書は、経費として入力した支払いが本当にあったことを示す証拠になります。税務署から問い合わせがあったときに、出せるようにしておく必要があります。
ポケットが分かれたドキュメントファイルなら、1月から12月まで、月ごとにポケットを分けて使えます。1年分の資料が1冊にまとまるので、あとから「何月のあの支払い」を探すときにも、すぐにたどり着けます。例えば、こんなファイルです。
それぞれの月のポケットの中では、現金のレシートとクレジットカードのレシートを、別々のクリップでまとめます。分けるのは、それぞれ役割が違うからです。クレジットカードで払ったものは、カードの明細が会計ソフトに自動で取り込まれるので、レシートは「何を買ったか」を確かめるために使います。現金で払ったものは明細がないので、レシートを見ながら1件ずつ入力することになります。最初から分けておけば、どのレシートを入力すればいいかが一目で分かります。
クリップでまとめるときは、日付順に並べておくと、会計ソフトの明細と1枚ずつ照らし合わせやすくなります。
保存の期間は、青色申告の個人事業主や会社なら、原則として7年です。
一つ気をつけたいのは、メールやネットで受け取った領収書です。PDFや画面で受け取ったものは、紙に印刷して取っておくのではなく、データのまま保存しておく決まりになっています。パソコンやクラウドに月ごとのフォルダをつくって保存しておくと安心です。
税理士の視点から
レシートをノートに1枚ずつのりで貼って管理している方も、よく見かけます。きれいに整理できる一方で、毎回貼る手間がかかり、意外と負担になります。経理は続けることが一番大事なので、手間のかかる管理の仕方は、続かなくなる原因になりがちです。日付順に並べてクリップでまとめ、月のポケットに入れておくだけでも、あとから探すのに困ることはありません。
それよりも一番ラクになるのは、現金のレシートそのものを減らすことです。支払いを事業用のカードや振込にまとめておけば、明細が自動で取り込まれ、レシートは確かめるためだけのものになります。
そのうえで、前の日の分を次の日に処理して、その月のポケットに入れる。この流れが決まっていれば、レシートがたまって困ることはほとんどありません。
